Обязанности секретаря. Ваше мнение?

[Ned]

Приятель посчитал, что его бизнес стал немного крупнее и пришла пора принять на работу такой фетиш преуспевающего бизнесмена как секретарша. Пришел ко мне за советом сегодня и возник у нас с ним спор после литра вискаря, по моему мнению в должностные обязанности секретаршы должна входить не функция сексуального удовлетворения начальника, друзей начальника и особо нужных клиентов, а выполнение чисто служебного функционала по ведению офисных дел, мелкой бухгалтерии и принятие факсов. Мнение приятеля прямо противоположно моему и на вакантную должность подбираются и тестируются дамы, в основном готовые на выполнение выше мной перечисленных функций не связанных с офисной работой. Поскольку я сам не являюсь более-менее крутым бизнесменом и не имею опыта использования секретарш в своих делах, а зная, что на форуме тусуется не мало наикрутейших бизнесменов нашего, да и не только нашего города, спрошу совета у Вас, дорогие участники, кто как пользует своих секретарей, стоит или не стоит брать девиц легкого поведения в секретарши, в чем плюсы или минусы сего поступка?

 

[Mazzay]

Пользовал по назначению. )

 

[MAXer]

Ned, дай своему товарищу почитать книги)))

[h=1]Хороший секретарь - половина начальника[/h]15.11.2009 | воскресенье

Секретарь - лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию. От того, какое производит впечатление помощник руководителя, зависит и впечатление от компании в целом. Сотрудники фирмы не должны стесняться своего «лица». Поэтому, грамотный офис-менеджер - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности, доброжелательности и стиля.
Пожалуй, стоит начать с того, что должен знать и уметь секретарь. Все эти правила, излагаются в квалификационной характеристике, стандарт которой мы вкратце и рассмотрим.
Ни для кого не секрет, что секретарь это «правая рука» руководителя, соответственно в его обязанности входит выполнять функции по обслуживанию работы руководителя предприятия, помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. И выполнять другие поручения руководства.
Конечно, «правая рука» директора должна знать о всем, что происходит в фирме, а так же направление деятельности фирмы, должностные обязанности и компетенции сотрудников. Ну и, как любому грамотному офисному сотруднику, секретарю необходимо знать правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации офисной оргтехники, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, иностранный язык клиентов и партнеров, психологию людей и законы эффективной коммуникации, служебный этикет и много другое.
Грамотный секретарь - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности и доброжелательности, потому что важнейшей из задач секретаря является прием посетителей, которые по его внешнему и внутреннему миру делают общее впечатление о всех фирме.
Таким образом, что бы сотрудники фирмы не стыдились своего «лица», секретарь должен владеть своей мимикой, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.
Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, когда гость появляется в приемной, секретарю следует встать к нему на встречу и первому начать беседу. При этом в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам полезна?», «Чем я могу вам помочь?» Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.
При встрече посетителя секретарь должен приветливо представиться: «Добрый день, я - секретарь директора Валентина Иванова». (Ни в коем случае не Валя!) С этих же слов следует начинать беседу, отвечая на телефонный звонок.
Интересоваться людьми, которые приходят в офис, а тем более ждут приема руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной - для секретаря это более чем актуально.
Секретарь должен быть хорошим слушателем, который не станет перебивать, чтобы рассказать о себе самом, а задаст уместные вопросы, на которые человеку (посетителю или руководителю) приятно будет ответить.
Секретарь не должен раздражаться по пустякам. Известно, что умственные способности между людьми поделены не равномерно. И тем более не надо из-за этого подвергать коллег и посетителей фирмы даже малейшей критике. Критика в этой связи бесполезна, потому что зачастую вызывает обиду. Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность - вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.
Важной частью имиджа является речь. Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.
Конечно, для лица компании следует особое внимание уделить и внешнему виду. Двигаться следует спокойно и уверенно. Не надо спешить, чтобы не выглядеть испуганной и подобострастной. Поспешность свидетельствует не только о нервозности. Возникают сомнения в компетентности и статусе секретаря. Движения должны свидетельствовать о том, что человек уверен в себе и в той информации, которую намерены донести.
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
Бизнес-профи отдают предпочтение жакетам свободного покроя, но не приталенным. Учитывайте также, что укороченный жакет делает фигуру выше и стройнее, а удлиненный - укорачивает рост. Длина рукавов - не менее чем «три четверти». Выбор воротника и лацканов зависит от формы лица: закругленные вырезы и воротники полнят, а заостренные - скрывают округлость лица. Наиболее подходящей считается прямая юбка, узкие юбки недопустимы. Разрезы не запрещены, но они, придавая наряду некоторую кокетливость, не всегда помогают подниматься по карьерной лестнице. Длина юбки определяется самостоятельно, но подол, когда девушка сидит, не должен быть выше середины колена.
Многие секретари отдают предпочтение черным костюмам, которые действительно создают впечатление солидности и официальности. Но черный - очень опасный цвет: мало того, что он угнетающе действует на психику, он очень интенсивный, а поэтому заглушает весь образ.
Не рекомендуются так же для офисных костюмов яркие цвета, а также коричневый (это связано с традициями делового мира). Кроме того, специалисты советуют уходить от белых блуз и отдать предпочтение пастельным тонам (лунный, жемчужный, грэж, кремовый, бледно-лимонный, шампань, холодные оттенки голубого).
Деловой имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (черные чулки приемлемы лишь в светской жизни), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, сапоги и босоножки в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют также, чтобы цвет обуви всегда был темнее юбки; совершенно исключены белые туфли.
Прическа должна быть элегантной и сдержанной. Укладки в стиле «девочка, бегущая от грозы», распущенные волосы ниже плеч подойдут лишь для светской жизни, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур. Приемлемы только натуральные цвета волос, а не игривые расцветки, подходящие для дискотек и молодежных вечеринок.
Конечно, в офисе недопустим интенсивный макияж, который лишь отвлекает внимание, и уменьшаете выразительность глаз. Не менее важная составляющая вашего имиджа - ухоженные руки. Самая лучшая форма ногтя - естественный овал. Цветной лак могут использовать деловые женщины, занятые в модельном и косметическом бизнесе. К «запретам» относятся так же украшения с блестящими камнями, с изображением символов и эмблем (крестики, знаки Зодиака, сердечки).
Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.
Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.
В заключении стоит сказать, что хороший секретарь должен постоянно стремиться к совершенствованию, иметь идеалы, образцы для подражания и следовать им - это придаст уверенности, сформирует самоуважение и закрепит его статус в компании.

 

[Ned]

Ned, дай своему товарищу почитать книги)))

Хороший секретарь - половина начальника

15.11.2009 | воскресенье

Секретарь - лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию. От того, какое производит впечатление помощник руководителя, зависит и впечатление от компании в целом. Сотрудники фирмы не должны стесняться своего «лица». Поэтому, грамотный офис-менеджер - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности, доброжелательности и стиля.
Пожалуй, стоит начать с того, что должен знать и уметь секретарь. Все эти правила, излагаются в квалификационной характеристике, стандарт которой мы вкратце и рассмотрим.
Ни для кого не секрет, что секретарь это «правая рука» руководителя, соответственно в его обязанности входит выполнять функции по обслуживанию работы руководителя предприятия, помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. И выполнять другие поручения руководства.
Конечно, «правая рука» директора должна знать о всем, что происходит в фирме, а так же направление деятельности фирмы, должностные обязанности и компетенции сотрудников. Ну и, как любому грамотному офисному сотруднику, секретарю необходимо знать правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации офисной оргтехники, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, иностранный язык клиентов и партнеров, психологию людей и законы эффективной коммуникации, служебный этикет и много другое.
Грамотный секретарь - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности и доброжелательности, потому что важнейшей из задач секретаря является прием посетителей, которые по его внешнему и внутреннему миру делают общее впечатление о всех фирме.
Таким образом, что бы сотрудники фирмы не стыдились своего «лица», секретарь должен владеть своей мимикой, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.
Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, когда гость появляется в приемной, секретарю следует встать к нему на встречу и первому начать беседу. При этом в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам полезна?», «Чем я могу вам помочь?» Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.
При встрече посетителя секретарь должен приветливо представиться: «Добрый день, я - секретарь директора Валентина Иванова». (Ни в коем случае не Валя!) С этих же слов следует начинать беседу, отвечая на телефонный звонок.
Интересоваться людьми, которые приходят в офис, а тем более ждут приема руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной - для секретаря это более чем актуально.
Секретарь должен быть хорошим слушателем, который не станет перебивать, чтобы рассказать о себе самом, а задаст уместные вопросы, на которые человеку (посетителю или руководителю) приятно будет ответить.
Секретарь не должен раздражаться по пустякам. Известно, что умственные способности между людьми поделены не равномерно. И тем более не надо из-за этого подвергать коллег и посетителей фирмы даже малейшей критике. Критика в этой связи бесполезна, потому что зачастую вызывает обиду. Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность - вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.
Важной частью имиджа является речь. Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.
Конечно, для лица компании следует особое внимание уделить и внешнему виду. Двигаться следует спокойно и уверенно. Не надо спешить, чтобы не выглядеть испуганной и подобострастной. Поспешность свидетельствует не только о нервозности. Возникают сомнения в компетентности и статусе секретаря. Движения должны свидетельствовать о том, что человек уверен в себе и в той информации, которую намерены донести.
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
Бизнес-профи отдают предпочтение жакетам свободного покроя, но не приталенным. Учитывайте также, что укороченный жакет делает фигуру выше и стройнее, а удлиненный - укорачивает рост. Длина рукавов - не менее чем «три четверти». Выбор воротника и лацканов зависит от формы лица: закругленные вырезы и воротники полнят, а заостренные - скрывают округлость лица. Наиболее подходящей считается прямая юбка, узкие юбки недопустимы. Разрезы не запрещены, но они, придавая наряду некоторую кокетливость, не всегда помогают подниматься по карьерной лестнице. Длина юбки определяется самостоятельно, но подол, когда девушка сидит, не должен быть выше середины колена.
Многие секретари отдают предпочтение черным костюмам, которые действительно создают впечатление солидности и официальности. Но черный - очень опасный цвет: мало того, что он угнетающе действует на психику, он очень интенсивный, а поэтому заглушает весь образ.
Не рекомендуются так же для офисных костюмов яркие цвета, а также коричневый (это связано с традициями делового мира). Кроме того, специалисты советуют уходить от белых блуз и отдать предпочтение пастельным тонам (лунный, жемчужный, грэж, кремовый, бледно-лимонный, шампань, холодные оттенки голубого).
Деловой имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (черные чулки приемлемы лишь в светской жизни), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, сапоги и босоножки в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют также, чтобы цвет обуви всегда был темнее юбки; совершенно исключены белые туфли.
Прическа должна быть элегантной и сдержанной. Укладки в стиле «девочка, бегущая от грозы», распущенные волосы ниже плеч подойдут лишь для светской жизни, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур. Приемлемы только натуральные цвета волос, а не игривые расцветки, подходящие для дискотек и молодежных вечеринок.
Конечно, в офисе недопустим интенсивный макияж, который лишь отвлекает внимание, и уменьшаете выразительность глаз. Не менее важная составляющая вашего имиджа - ухоженные руки. Самая лучшая форма ногтя - естественный овал. Цветной лак могут использовать деловые женщины, занятые в модельном и косметическом бизнесе. К «запретам» относятся так же украшения с блестящими камнями, с изображением символов и эмблем (крестики, знаки Зодиака, сердечки).
Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.
Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.
В заключении стоит сказать, что хороший секретарь должен постоянно стремиться к совершенствованию, иметь идеалы, образцы для подражания и следовать им - это придаст уверенности, сформирует самоуважение и закрепит его статус в компании.

\
А сам что по этому поводу думаешь?

 

[-=V=-]

Приятель посчитал, что его бизнес стал немного крупнее

Может бизнес и вырос, а твой приятель - нет. Расскажи ему, что через секретаршу волей-неволей много важной инфы проходит. Это должен быть надежный, ответственный, преданный человек и желательно неподкупный.

 

[Тритонн-Папа Миша]

Мухи отдельно, котлеты отдельно. ИМХО.

 

[Rulezzz]

Приятель решил нанять проститутку, причем явно по заниженным расценкам, просто на название должности фантазии не хватило.
А по сути, не нужен ему секретарь.

 

[Ирис]

Приятель посчитал, что его бизнес стал немного крупнее и пришла пора принять на работу такой фетиш преуспевающего бизнесмена как секретарша. Пришел ко мне за советом сегодня и возник у нас с ним спор после литра вискаря, по моему мнению в должностные обязанности секретаршы должна входить не функция сексуального удовлетворения начальника, друзей начальника и особо нужных клиентов, а выполнение чисто служебного функционала по ведению офисных дел, мелкой бухгалтерии и принятие факсов. Мнение приятеля прямо противоположно моему и на вакантную должность подбираются и тестируются дамы, в основном готовые на выполнение выше мной перечисленных функций не связанных с офисной работой. Поскольку я сам не являюсь более-менее крутым бизнесменом и не имею опыта использования секретарш в своих делах, а зная, что на форуме тусуется не мало наикрутейших бизнесменов нашего, да и не только нашего города, спрошу совета у Вас, дорогие участники, кто как пользует своих секретарей, стоит или не стоит брать девиц легкого поведения в секретарши, в чем плюсы или минусы сего поступка?

Вау-импульсы в действии. К тому же приятель, видимо, засел мозгами в 90х.
И, видимо, скоро ему потребуется рекламный клип.


"– В целом, – говорил Морковин, – происходит это примерно так. Человек берет кредит. На этот кредит он снимает офис, покупает джип «Чероки» и восемь ящиков «Смирновской». Когда «Смирновская» кончается, выясняется, что джип разбит, офис заблеван, а кредит надо отдавать. Тогда берется второй кредит – в три раза больше первого. Из него гасится первый кредит, покупается джип «Гранд Чероки» и шестнадцать ящиков «Абсолюта». Когда «Абсолют»…

– Я понял, – перебил Татарский. – А что в конце?
– Два варианта. Если банк, которому человек должен, бандитский, то его в какой-то момент убивают. Поскольку других банков у нас нет, так обычно и происходит. Если человек, наоборот, сам бандит, то последний кредит перекидывается на Государственный банк, а человек объявляет себя банкротом. К нему в офис приходят судебные исполнители, описывают пустые бутылки и заблеванный факс, а он через некоторое время начинает все сначала. Правда, у Госбанка сейчас появились свои бандиты, так что ситуация чуть сложнее, но в целом картина не изменилась.

– Ага, – задумчиво сказал Татарский. – Но я не понял, какое отношение все это имеет к рекламе.

– Вот здесь и начинается самое главное. Когда примерно половина «Смирновской» или «Абсолюта» еще не выпита, джип еще ездит, а смерть кажется далекой и абстрактной, в голове у человека, который все это заварил, происходит своеобразная химическая реакция. В нем просыпается чувство безграничного величия, и он заказывает себе рекламный клип. Причем он требует, чтобы этот клип был круче, чем у других идиотов. По деньгам на это уходит примерно треть каждого кредита. Психологически все понятно. Открыл человек какое-нибудь малое предприятие «Эверест», и так ему хочется увидеть свой логотипчик по первому каналу, где-нибудь между «БМВ» и «Кока-колой», что хоть в петлю. Так вот, в момент, когда в голове у клиента происходит эта реакция, из кустов появляемся мы."
© В.Пелевин, Generation "П".

Приятель посчитал

НЛ

 

[Аппа]

Приятель решил нанять проститутку, причем явно по заниженным расценкам, просто на название должности фантазии не хватило.
А по сути, не нужен ему секретарь.

Полностью с вами согласна.

 

[ArtemSaratov]

Хороший секретарь - половина начальника

Ерунда.

Половина начальника - это не секретарь, а помошник.
"Первый" помошник - по делам производственного толка.
"Личный помошник" - по делам околопроизводственного толка.
Покупка билетов по работе и НЕ ТОЛЬКО, составления графиков рабочего времени (с учетом того, что нарешал сам босс, его первый помошник + с учетом того, что поручила жена начальника своему мужу (т.е. сведение в кучу всяких утренних планёрок, вечерних встреч с клиентами и промежуточными походами к нотариусу и детский сад к ребенку на утренник). Подбор и оформление заказов ко всем мероприятиям у портных, у таксоконтор (куда нужен белый авто, а куда черный решает он).

Ессесно, пока шеф маленький эти функции могут совмещаться в одном лице.

Секретарь - лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию

Тож фигня.

Лицом будет, только в том случае, если этот секретарь - "привратник".
Т.е встречает всех посетителей и раскидывает их по разным отделам, в соответсвии с вопросами пришедших.
Половину секретарей можно вообще не увидеть.
Т.е. секретарь, который как ресепшн в гостинице.

Поэтому, грамотный офис-менеджер - это кладезь знаний

офис - менеджер это вообще что-то третье. И не секретарь и не личный помошник.
Его тоже может никто никогда не увидеть.
Но он будет выполнять работы по бумагоперекладыванию "верхнего уровня".

Секретарь "у ворот" должен быть красивый - сто пудофф.
Секретарь, который приносит чай и ведет протокол переговоров - красивый, то же (но + в курсе положения дел. Немного. Чтобы хватило ума ляпы в протоколе не писать)
серкретарь, который принимает факсы, корреспонденцию, подшивает, складирует, распределяет между отделами - это уже ближе к офис - менеджеру, но его никто никогда не увидит. Зачем он должен быть красивым?
Секретарь, который следит за датами дней рождений, проф. праздников друзей\колег\контагентов шеффа (а так же рассылает поздравления и принимает их, учитывая и докладывая о тех, кто "забыл) и т.п. - это тоже "невидимка". Часто совмещён с тем, кто планирует и организует всякие выездные вещи, типа совещаний, симпозиумов и т.п. То же невидимый офис менеджер (по уровню навыков).

Статья фигня - всё в одну кучу свела.

Приятель решил нанять проститутку, причем явно по заниженным расценкам, просто на название должности фантазии не хватило.
А по сути, не нужен ему секретарь.

Зависит от того, что он от нее ждет.
Экспресс-услуги 2 разав неделю - обычно будет "офис-менеджер второго уровня" и ЗП соответсвенная.
Если будет вторая жена (70% времени с ней, дома ей, машины ей) - то называют "личный помошник по внешним отношениям".

 

[Фокс Малдер]

НЛ

Я догадываюсь, по какой причине автор темы Banned (Read Only)